現況調書を
その場で署名
部屋ごとに、確認した状態、設備、写真つきの指摘、工事の予定、入居者の署名を記録します。PDF の要約は、玄関先を離れる前に送信できます。
地下、階段室、電波の届かない住戸でも入力を続けられ、同期はあとから追いつきます。
各指摘に写真が付き、最終書類に収まるよう圧縮されます。
入居者が画面上で署名し、その署名が PDF の要約に反映されます。
現地のメモ帳の代金は事務所で支払う
内見は 20 分でも、清書には 1 時間かかります。状態を書き写し、どの写真がどの部屋かを突き合わせ、体裁を整え、印刷し、署名は後日。その間に入居者は帰ってしまい、署名のない指摘は争いの種になります。
ここではすべてが訪問中に完結します。部屋は住戸情報から自動で並び、各部位に状態を付け、その場で撮影し、工事予定にチェックを入れ、退去前に署名済み PDF ができています。清書する作業は残りません。
現況調書が扱う範囲
部屋・部位ごとの状態
床、壁、天井、建具。各部位に状態を付け、色分けで一目で分かります。
確認した設備
設置されている設備を回りながら記録し、契約終了時の争いを防ぎます。
住戸への立ち入り
入居者は、工事中に扉を開けてよい第三者を名指しで認めることができ、その旨が書類に残ります。
工事の予定
住戸ごとの実施内容を訪問中にチェックし、入居者の都合も一緒に記録します。
画面での署名
その場で入居者が確認・署名でき、印刷も再訪問も不要です。
PDF の要約
本人確認、状態、写真、工事内容、署名を 1 つの送付可能な書類にまとめます。
デジタル現況調書についての質問
通信なしでも使えますか？
はい。入力はブラウザ内で行われ、タブが生きている限り保持されます。サーバーへの送信は通信が戻ったときに行われ、ローカルのデータは保存済みのものと統合されます。
複数住戸で使えますか？
むしろ主要な使い方です。このモジュールは現場管理の中にあり、各住戸が履歴、調書、通知、進捗を持ちます。50 戸の改修も 1 戸と同じ手順で運用できます。
PDF は証拠になりますか？
日付、写真、入居者の署名を伴い、双方立ち会いのもとで作られる書類なので、現場の記録としては強い証拠力があります。法的な効力は賃貸契約の枠組みと国によるため、賃貸トラブルが争点になるなら法務の確認を受けてください。