Finiquito, rechazo, descargo: los tres documentos que protegen a la empresa
En una obra nueva, la prueba del trabajo hecho es el propio edificio. En edificio ocupado, la prueba es un papel, porque seis meses después nadie recordará si la vivienda A12 rechazó su cambio de grifería o si nunca abrió.
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Obras en edificio ocupadoTres desenlaces, y solo tres
Un equipo entra en una vivienda y solo hay tres finales posibles. La prestación se hace y el inquilino lo reconoce: es el finiquito. El inquilino no quiere la prestación, total o parcialmente: es el rechazo. La prestación no puede hacerse porque la estancia no está despejada y el inquilino pide a la empresa que trabaje igualmente entre sus muebles: es el descargo.
Todo lo demás, puerta cerrada, ausencia, cita aplazada, no es una visita: es un acceso fallido, y se anota en la planificación, no en un documento firmado.
El finiquito: lo que se hizo, no lo que estaba previsto
El finiquito enumera las prestaciones realmente ejecutadas ese día en esa vivienda, gremio por gremio. Lleva la fecha, el nombre del ocupante, el número de vivienda, el nombre del jefe de obra y dos firmas.
El error habitual es copiar la línea del contrato en lugar de describir lo hecho. Si el electricista debía colocar seis enchufes y solo colocó cuatro, por falta de espacio tras el aparador, deben figurar cuatro, con la mención de los dos restantes. Un finiquito que diga seis será desmentido por el primer control y sembrará dudas sobre todos los demás.
El rechazo: decir qué, y decir por qué
Un inquilino tiene derecho a rechazar una prestación que no sea obligatoria según el programa: conserva su alicatado, no quiere la nueva grifería. Ese rechazo solo es un problema si no está escrito.
El documento debe nombrar la prestación rechazada, no el lote entero, y llevar el motivo en palabras del inquilino. «Rechazo de la sustitución del suelo vinílico del salón, muebles demasiado pesados para moverlos» vale mil veces más que «rechazo lote revestimientos». Un año después, ese motivo dice a la propiedad por qué la vivienda A12 no tiene el mismo suelo que las demás, y evita que se reproche a la empresa una prestación que nunca pudo ejecutar.
El descargo: trabajar entre los muebles, pero no a ciegas
El caso es frecuente: la carta pedía despejar la estancia, el inquilino no ha movido nada y está ahí, con prisa, pidiendo que se haga igualmente. Negarse hace perder el acceso; aceptar sin escribir nada carga a la empresa con el riesgo del aparador rayado.
El descargo nombra los muebles que se quedaron en su sitio y dice quién los movió, si alguien lo hizo. Dos fotos antes de la intervención valen más que todo el texto del mundo: muestran el estado del mueble y su posición. Es un documento corto, pero se firma antes de empezar, no después de constatar el arañazo.
Firmar in situ, y saber adónde va el papel
Los tres documentos llevan dos firmas: la del inquilino y la del jefe de obra. Una firma que falta echa por tierra el documento, y una firma recogida al día siguiente echa por tierra su credibilidad.
En una tableta, la firma se traza con el dedo y el PDF sale por correo antes de que el equipo haya dejado el rellano. El inquilino se queda con su ejemplar, la empresa con el suyo, la propiedad recibe el resumen. En el módulo de seguimiento de obra, el documento queda vinculado a la celda de planificación que lo produjo: reabrir la vivienda A12 seis meses después muestra la fecha, el gremio, la foto y el documento firmado, sin rebuscar en un archivador.
Estos tres documentos no son papeleo, son el único rastro de lo que ocurrió tras una puerta cerrada. Cuestan dos minutos cada uno en el rellano y hacen ganar semanas en el momento de la liquidación. El módulo de seguimiento de obra los produce desde la celda de planificación, con las dos firmas y las fotos, y los conserva con la vivienda en lugar de en un archivador.