Qué debe contener un aviso de paso profesional

Ocho menciones, y ni una menos

El nombre de la empresa general y el de la propiedad, porque el inquilino debe saber quién llama y por cuenta de quién. El número de la vivienda y el nombre del ocupante, porque un aviso anónimo es un folleto. La naturaleza exacta de la intervención, en una frase comprensible: «sustitución de la llave de paso de la cocina», no «lote de fontanería fase 2».

Después: las fechas, la franja horaria, las instrucciones de preparación cuando las haya (despejar la encimera, recoger a los animales) y un teléfono que responda. Este último punto es el más descuidado y el más rentable: un inquilino que puede llamar la víspera no se convierte en una puerta cerrada.

El cupón de respuesta, la única parte que vuelve

Todo el resto del aviso se va con el inquilino y no vuelve. El cupón separable sí vuelve, al buzón del conserje o a la caseta de obra, y ese retorno es lo que tiene valor. Lleva tres casillas: estaré presente, dejo mi llave, rechazo la intervención. Más una línea para una franja deseada y otra para un número de teléfono.

Tres reglas para que vuelva. Debe separarse sin tijeras, así que va al pie de página con una línea de corte. Debe repetir el número de vivienda, si no un cupón sin nombre rellenado deprisa es inservible. Y debe decir dónde dejarlo, con una fecha límite: «antes del 24 de marzo, buzón del conserje, portal A».

Nominativo, o nada

Un aviso dirigido «a los ocupantes» se lee como publicidad y se tira como publicidad. El mismo texto con «Sra. Martín, vivienda A12, 3.ª planta» en el encabezado se lee, porque concierne a alguien.

Lo nominativo sirve también del lado de la empresa. Un cupón que vuelve a nombre de la Sra. Martín permite tachar una línea de la planificación; un cupón que vuelve con solo «3.º derecha» obliga a investigar. Y el día en que la propiedad pida la prueba de que la vivienda A12 fue avisada, una lista de viviendas con un aviso nominativo fechado responde a la pregunta, mientras que un cartel en el portal no responde a nada.

Cuarenta avisos, cuarenta veces el mismo error

Escribir un aviso lleva diez minutos. Producir cuarenta a partir de una plantilla de Word lleva dos horas, y la combinación de correspondencia se venga: una fecha cambiada a mitad de camino da treinta avisos con la fecha antigua y diez con la nueva, sin que nadie se dé cuenta antes del reparto.

El remedio es introducir cada dato una sola vez. La lista de viviendas viene de la hoja de cálculo de la propiedad, tal cual. El texto de la intervención, las fechas y el horario se introducen una vez para todo el portal. El documento sale en un solo PDF de cuarenta páginas, un aviso por vivienda, en el orden de la lista: se imprime de una vez y se reparte en el orden de los buzones.

Cuando el aviso viene de la planificación

En una operación seguida en el tiempo, el aviso ya no debería teclearse en absoluto. La planificación ya sabe qué viviendas están programadas el 26 de marzo y para qué gremio: es exactamente el contenido del aviso. El módulo de seguimiento de obra los genera, pues, a partir de la fecha, con el membrete de la obra ya registrado, logotipos incluidos.

Una celda de la planificación puede llevar varios gremios el mismo día. En ese caso la misma vivienda recibe un aviso por intervención, porque un inquilino a quien se le anuncia «fontanería y electricidad» no prepara lo mismo que uno a quien solo se le anuncia fontanería.

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