Quitação, recusa, descarga: os três documentos que protegem a empresa
Numa obra nova, a prova do trabalho feito é o próprio edifício. Em edifício ocupado, a prova é um papel, porque seis meses depois ninguém se lembrará se a habitação A12 recusou a troca das torneiras ou se nunca abriu.
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Obras em edifício ocupadoTrês desfechos, e apenas três
Uma equipa entra numa habitação e só há três finais possíveis. A prestação é feita e o inquilino reconhece-o: é a quitação. O inquilino não quer a prestação, no todo ou em parte: é a recusa. A prestação não pode fazer-se porque a divisão não está desimpedida e o inquilino pede à empresa que trabalhe mesmo assim entre os seus móveis: é a descarga.
Tudo o resto, porta fechada, ausência, encontro adiado, não é uma visita: é um acesso falhado, e anota-se no planeamento, não num documento assinado.
A quitação: o que foi feito, não o que estava previsto
A quitação enumera as prestações realmente executadas nesse dia naquela habitação, lote a lote. Leva a data, o nome do ocupante, o número da habitação, o nome do diretor de obra e duas assinaturas.
O erro comum é copiar a linha do contrato em vez de descrever o que foi feito. Se o eletricista devia colocar seis tomadas e só colocou quatro, por falta de espaço atrás do aparador, devem figurar quatro, com a menção das duas restantes. Uma quitação que diga seis será desmentida pelo primeiro controlo e lançará dúvidas sobre todas as outras.
A recusa: dizer o quê, e dizer porquê
Um inquilino tem o direito de recusar uma prestação que não seja obrigatória no programa: fica com o seu azulejo, não quer as novas torneiras. Essa recusa só é um problema se não estiver escrita.
O documento deve nomear a prestação recusada, não o lote inteiro, e levar o motivo nas palavras do inquilino. "Recusa da substituição do pavimento vinílico da sala, móveis demasiado pesados para deslocar" vale mil vezes mais do que "recusa lote pavimentos". Um ano depois, esse motivo diz ao dono de obra porque é que a habitação A12 não tem o mesmo pavimento que as outras, e evita que a empresa seja repreendida por uma prestação que nunca pôde executar.
A descarga: trabalhar entre os móveis, mas não às cegas
O caso é frequente: a carta pedia para desimpedir a divisão, o inquilino não moveu nada, e ali está ele, com pressa, a pedir que se faça na mesma. Recusar faz perder o acesso; aceitar sem escrever nada põe sobre a empresa o risco do aparador riscado.
A descarga nomeia os móveis que ficaram no lugar e diz quem os deslocou, se alguém o fez. Duas fotografias antes da intervenção valem todo o texto do mundo: mostram o estado do móvel e a sua posição. É um documento curto, mas assina-se antes de começar, não depois de constatar o risco.
Assinar no local, e saber para onde vai o papel
Os três documentos levam duas assinaturas: a do inquilino e a do diretor de obra. Uma assinatura em falta deita abaixo o documento, e uma assinatura recolhida no dia seguinte deita abaixo a sua credibilidade.
Num tablet, a assinatura traça-se com o dedo e o PDF sai por email antes de a equipa ter deixado o patamar. O inquilino fica com o seu exemplar, a empresa com o seu, o dono de obra recebe o resumo. No módulo de acompanhamento de obra, o documento fica ligado à célula de planeamento que o produziu: reabrir a habitação A12 seis meses depois mostra a data, o lote, a fotografia e o documento assinado, sem revirar um dossiê.
Estes três documentos não são papelada, são o único rasto do que aconteceu atrás de uma porta fechada. Custam dois minutos cada um no patamar e fazem ganhar semanas na altura do acerto de contas. O módulo de acompanhamento de obra produ-los a partir da célula de planeamento, com as duas assinaturas e as fotografias, e conserva-os com a habitação em vez de num dossiê.