O que deve conter um aviso de passagem profissional
Um aviso de passagem não é uma carta de cortesia: é a peça que organiza o dia de amanhã. Bem feito, metade dos inquilinos respondeu antes de a equipa subir. Mal feito, a equipa descobre as respostas porta a porta.
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Obras em edifício ocupadoOito menções, e nem uma a menos
O nome da empresa geral e o do dono de obra, porque o inquilino tem de saber quem bate e por conta de quem. O número da habitação e o nome do ocupante, porque um aviso anónimo é um panfleto. A natureza exata da intervenção, numa frase compreensível: "substituição da torneira de corte da cozinha", não "lote de canalizações fase 2".
Depois: as datas, a faixa horária, as instruções de preparação quando existam (libertar a bancada, recolher os animais) e um telefone que atenda. Este último ponto é o mais negligenciado e o mais rentável: um inquilino que pode telefonar na véspera não se transforma numa porta fechada.
O talão de resposta, a única parte que volta
Todo o resto do aviso vai para o inquilino e não volta. O talão destacável volta, à caixa do porteiro ou ao escritório de obra, e é nesse retorno que está o valor. Leva três casas: estarei presente, deixo a minha chave, recuso a intervenção. Mais uma linha para uma faixa desejada e outra para um número de telefone.
Três regras para que volte. Tem de se destacar sem tesoura, logo fica no rodapé com uma linha de corte. Tem de repetir o número da habitação, senão um talão sem nome preenchido à pressa é inútil. E tem de dizer onde o deixar, com um prazo: "até 24 de março, caixa do porteiro, átrio A".
Nominativo, ou nada
Um aviso dirigido "aos ocupantes" lê-se como publicidade e deita-se fora como publicidade. O mesmo texto com "Sr.ª Martin, habitação A12, 3.º andar" no cabeçalho é lido, porque diz respeito a alguém.
O nominativo serve também do lado da empresa. Um talão que volta em nome da Sr.ª Martin permite riscar uma linha do planeamento; um talão que volta apenas com "3.º direito" obriga a uma investigação. E no dia em que o dono de obra pedir a prova de que a habitação A12 foi avisada, uma lista de habitações com um aviso nominativo datado responde à pergunta, ao passo que um cartaz no átrio não responde a nada.
Quarenta avisos, quarenta vezes o mesmo erro
Escrever um aviso leva dez minutos. Produzir quarenta a partir de um modelo Word leva duas horas, e a impressão em série vinga-se: uma data alterada a meio dá trinta avisos com a data antiga e dez com a nova, sem que ninguém repare antes da distribuição.
O remédio é introduzir cada informação uma só vez. A lista de habitações vem da folha de cálculo do dono de obra, tal e qual. O texto da intervenção, as datas e o horário introduzem-se uma vez para toda a escada. O documento sai num único PDF de quarenta páginas, um aviso por habitação, pela ordem da lista: imprime-se de uma vez e distribui-se pela ordem das caixas de correio.
Quando o aviso vem do planeamento
Numa operação acompanhada ao longo do tempo, o aviso já não deveria ser escrito de todo. O planeamento já sabe que habitações estão previstas a 26 de março e para que lote: é exatamente o conteúdo do aviso. O módulo de acompanhamento de obra gera-os, pois, a partir da data, com o cabeçalho da obra já registado, logótipos incluídos.
Uma célula do planeamento pode levar vários lotes no mesmo dia. Nesse caso a mesma habitação recebe um aviso por intervenção, porque um inquilino a quem se anuncia "canalizações e eletricidade" não prepara o mesmo que um a quem só se anuncia canalizações.
Um aviso de passagem profissional reconhece-se por três coisas: nomeia o destinatário, diz exatamente o que vai acontecer e espera uma resposta antes da intervenção. O resto é paginação. O gerador gratuito da FloorScan produz essas três coisas para uma escada inteira, sem conta; o módulo de acompanhamento de obra produ-las a partir do planeamento, durante toda uma operação.