Ce que doit contenir un avis de passage professionnel

Huit mentions, et pas une de moins

Le nom de l'entreprise générale et celui du maître d'ouvrage, parce que le locataire doit savoir qui frappe et pour le compte de qui. Le numéro du logement et le nom de l'occupant, parce qu'un avis anonyme est un prospectus. La nature exacte de l'intervention, en une phrase compréhensible : « remplacement du robinet d'arrêt de la cuisine », pas « lot plomberie phase 2 ».

Ensuite : les dates, la plage horaire, les consignes de préparation quand il y en a (dégager le plan de travail, sortir les animaux), et un téléphone qui répond. Ce dernier point est le plus négligé et le plus rentable : un locataire qui peut appeler la veille ne devient pas une porte close.

Le coupon-réponse, la seule partie qui revient

Tout le reste de l'avis part chez le locataire et n'en revient pas. Le coupon détachable, lui, revient dans la boîte du gardien ou au bureau de chantier, et c'est ce retour qui a de la valeur. Il porte trois cases : je serai présent, je dépose ma clé, je refuse l'intervention. Plus une ligne pour un créneau souhaité et une pour un numéro de téléphone.

Trois règles pour qu'il revienne. Il doit être détachable sans ciseaux, donc en bas de page avec un trait de coupe. Il doit rappeler le numéro de logement, sinon un coupon sans nom rempli à la hâte est inexploitable. Et il doit dire où le déposer, avec une date limite : « avant le 24 mars, boîte du gardien, hall A ».

Nominatif, ou rien

Un avis adressé « aux occupants » se lit comme une publicité et se jette comme une publicité. Le même texte avec « Mme Martin, logement A12, 3ᵉ étage » en tête se lit, parce qu'il concerne quelqu'un.

Le nominatif sert aussi côté entreprise. Un coupon qui revient au nom de Mme Martin permet de rayer une ligne du planning ; un coupon qui revient avec juste « 3ᵉ droite » oblige à une enquête. Et le jour où le bailleur demande la preuve que le logement A12 a été prévenu, une liste de logements avec un avis nominatif horodaté répond à la question, alors qu'un affichage en hall ne répond à rien.

Quarante avis, quarante fois la même erreur

Écrire un avis prend dix minutes. En produire quarante à partir d'un modèle Word en prend deux heures, et le publipostage se venge : une date changée en cours de route donne trente avis à l'ancienne date et dix à la nouvelle, sans que personne s'en aperçoive avant la distribution.

La parade est de ne saisir chaque information qu'une seule fois. La liste des logements vient du tableur du bailleur, telle quelle. Le texte de l'intervention, les dates et l'horaire sont saisis une fois pour toute la cage. Le document sort en un seul PDF de quarante pages, un avis par logement, dans l'ordre de la liste : il s'imprime d'une traite et se distribue dans l'ordre des boîtes aux lettres.

Quand l'avis vient du planning

Sur une opération suivie dans la durée, l'avis ne devrait plus être saisi du tout. Le planning sait déjà quels logements sont programmés le 26 mars et pour quel corps d'état : c'est exactement le contenu de l'avis. Le module de suivi de chantier les génère donc à partir de la date, avec l'en-tête du chantier déjà enregistré, logos compris.

Une case du planning peut porter plusieurs corps d'état le même jour. Dans ce cas le même logement reçoit un avis par intervention, parce qu'un locataire à qui l'on annonce « plomberie et électricité » ne prépare pas la même chose qu'un locataire à qui l'on annonce seulement la plomberie.

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