Abnahme, Ablehnung, Haftungsfreistellung: die drei Dokumente, die die Firma schützen
Auf einer Neubaustelle ist das Gebäude selbst der Nachweis der geleisteten Arbeit. Im bewohnten Bestand ist der Nachweis ein Blatt Papier, denn sechs Monate später weiß niemand mehr, ob Wohnung A12 den Armaturentausch abgelehnt hat oder einfach nie geöffnet hat.
Dieser Artikel ist Teil des Leitfadens
Arbeiten im bewohnten BestandDrei Ausgänge, und nur drei
Eine Kolonne betritt eine Wohnung, und es gibt nur drei mögliche Enden. Die Leistung ist erbracht und der Mieter bestätigt es: das ist die Abnahme. Der Mieter will die Leistung nicht, ganz oder teilweise: das ist die Ablehnung. Die Leistung kann nicht erbracht werden, weil der Raum nicht geräumt ist und der Mieter die Firma bittet, trotzdem um die Möbel herum zu arbeiten: das ist die Haftungsfreistellung.
Alles andere, verschlossene Tür, Abwesenheit, verschobener Termin, ist kein Besuch: es ist ein verpasster Zugang, und der gehört in den Terminplan, nicht in ein unterschriebenes Dokument.
Die Abnahme: was gemacht wurde, nicht was geplant war
Die Abnahme listet die an diesem Tag in dieser Wohnung tatsächlich erbrachten Leistungen auf, Gewerk für Gewerk. Sie trägt das Datum, den Namen des Bewohners, die Wohnungsnummer, den Namen des Bauleiters und zwei Unterschriften.
Der häufige Fehler ist, die Vertragsposition abzuschreiben, statt das Getane zu beschreiben. Sollte der Elektriker sechs Steckdosen setzen und hat mangels Platz hinter der Anrichte nur vier gesetzt, dann müssen vier dastehen, mit einem Vermerk zu den beiden offenen. Eine Abnahme, die sechs behauptet, wird von der ersten Kontrolle widerlegt und lässt alle anderen zweifelhaft erscheinen.
Die Ablehnung: sagen, was, und sagen, warum
Ein Mieter darf eine Leistung ablehnen, die im Programm nicht verpflichtend ist: er behält seine Fliesen, er will die neue Armatur nicht. Diese Ablehnung ist nur dann ein Problem, wenn sie nicht schriftlich festgehalten wird.
Das Dokument muss die abgelehnte Leistung benennen, nicht das ganze Gewerk, und den Grund in den Worten des Mieters festhalten. "Ablehnung des Austauschs des Bodenbelags im Wohnzimmer, Möbel zu schwer zum Verrücken" ist tausendmal mehr wert als "Ablehnung Gewerk Bodenbeläge". Ein Jahr später sagt dieser Grund dem Bauherrn, warum Wohnung A12 nicht denselben Boden hat wie die anderen, und erspart der Firma Vorhaltungen zu einer Leistung, die sie nie ausführen konnte.
Die Haftungsfreistellung: um die Möbel herum arbeiten, aber nicht blind
Der Fall ist häufig: das Schreiben bat, den Raum zu räumen, der Mieter hat nichts bewegt, und nun steht er da, in Eile, und bittet, es trotzdem zu machen. Ablehnen kostet den Zugang; zustimmen ohne Schriftliches lädt der Firma das Risiko der zerkratzten Anrichte auf.
Die Haftungsfreistellung benennt die stehen gebliebenen Möbel und hält fest, wer sie bewegt hat, falls überhaupt. Zwei Fotos vor Beginn sind mehr wert als aller Text der Welt: sie zeigen den Zustand des Möbels und seinen Platz. Es ist ein kurzes Dokument, aber es wird vor Arbeitsbeginn unterschrieben, nicht nachdem der Kratzer festgestellt wurde.
Vor Ort unterschreiben und wissen, wohin das Papier geht
Alle drei Dokumente tragen zwei Unterschriften: die des Mieters und die des Bauleiters. Eine fehlende Unterschrift lässt das Dokument fallen, eine am Folgetag eingeholte Unterschrift seine Glaubwürdigkeit.
Auf einem Tablet wird die Unterschrift mit dem Finger gezogen, und das PDF geht per E-Mail hinaus, bevor die Kolonne den Treppenabsatz verlassen hat. Der Mieter behält sein Exemplar, die Firma ihres, der Bauherr erhält die Übersicht. Im Baustellenmodul hängt das Dokument an der Terminplanzelle, die es erzeugt hat: Wohnung A12 sechs Monate später zu öffnen zeigt Datum, Gewerk, Foto und unterschriebenes Dokument, ohne einen Ordner durchsuchen zu müssen.
Diese drei Dokumente sind kein Papierkram, sie sind die einzige Spur dessen, was hinter einer geschlossenen Tür geschehen ist. Sie kosten je zwei Minuten auf dem Treppenabsatz und sparen bei der Schlussrechnung Wochen. Das Baustellenmodul erzeugt sie aus der Terminplanzelle, mit beiden Unterschriften und den Fotos, und bewahrt sie bei der Wohnung auf statt in einem Ordner.