Was eine professionelle Bauankündigung enthalten muss
Eine Ankündigung ist kein Höflichkeitsschreiben: sie organisiert den morgigen Tag. Gut gemacht, hat die Hälfte der Mieter geantwortet, bevor die Kolonne hochgeht. Schlecht gemacht, erfährt die Kolonne die Antworten Tür für Tür.
Dieser Artikel ist Teil des Leitfadens
Arbeiten im bewohnten BestandAcht Angaben, und keine weniger
Der Name der Generalunternehmung und der des Bauherrn, denn der Mieter muss wissen, wer klopft und in wessen Auftrag. Wohnungsnummer und Name des Bewohners, denn eine anonyme Ankündigung ist ein Werbezettel. Die genaue Art des Einsatzes in einem verständlichen Satz: "Austausch des Eckventils in der Küche", nicht "Gewerk Sanitär, Phase 2".
Dann: die Termine, das Zeitfenster, gegebenenfalls Vorbereitungshinweise (Arbeitsplatte freiräumen, Haustiere wegsperren) und eine Telefonnummer, die abgenommen wird. Letzteres wird am häufigsten vergessen und zahlt sich am meisten aus: ein Mieter, der am Vortag anrufen kann, wird nicht zur verschlossenen Tür.
Der Rückmeldeabschnitt, der einzige Teil, der zurückkommt
Alles andere in der Ankündigung geht zum Mieter und kommt nicht zurück. Der Abriss kommt zurück, in den Briefkasten des Hausmeisters oder ins Baubüro, und in dieser Rückgabe liegt der Wert. Er trägt drei Felder: ich bin da, ich hinterlege meinen Schlüssel, ich lehne den Einsatz ab. Dazu eine Zeile für ein Wunschfenster und eine für eine Telefonnummer.
Drei Regeln, damit er zurückkommt. Er muss sich ohne Schere abtrennen lassen, gehört also mit Schnittlinie an den Seitenfuß. Er muss die Wohnungsnummer wiederholen, sonst ist ein schnell ausgefüllter Abschnitt ohne Namen wertlos. Und er muss sagen, wo er abzugeben ist, mit Frist: "bis 24. März, Briefkasten des Hausmeisters, Aufgang A".
Namentlich, oder gar nicht
Eine Ankündigung "an die Bewohner" liest sich wie Werbung und wird wie Werbung weggeworfen. Derselbe Text mit "Frau Martin, Wohnung A12, 3. OG" im Kopf wird gelesen, weil er jemanden betrifft.
Die namentliche Nennung nützt auch der Firma. Ein Abschnitt, der auf den Namen Frau Martin zurückkommt, erlaubt es, eine Zeile aus dem Terminplan zu streichen; ein Abschnitt mit nur "3. OG rechts" zwingt zur Recherche. Und wenn der Bauherr den Nachweis verlangt, dass Wohnung A12 angekündigt wurde, beantwortet eine Wohnungsliste mit datierter namentlicher Ankündigung die Frage, ein Aushang im Hausflur beantwortet gar nichts.
Vierzig Ankündigungen, vierzig Mal derselbe Fehler
Eine Ankündigung zu schreiben dauert zehn Minuten. Vierzig aus einer Word-Vorlage zu erzeugen dauert zwei Stunden, und der Serienbrief rächt sich: ein unterwegs geändertes Datum ergibt dreißig Ankündigungen mit dem alten und zehn mit dem neuen Datum, und niemand merkt es vor der Verteilung.
Die Abhilfe: jede Information nur einmal eingeben. Die Wohnungsliste kommt unverändert aus der Tabelle des Bauherrn. Beschreibung des Einsatzes, Termine und Zeitfenster werden einmal für den ganzen Aufgang erfasst. Das Dokument entsteht als ein einziges vierzigseitiges PDF, eine Ankündigung je Wohnung, in der Reihenfolge der Liste: es druckt in einem Zug und wird in der Reihenfolge der Briefkästen verteilt.
Wenn die Ankündigung aus dem Terminplan kommt
Bei einer über längere Zeit begleiteten Maßnahme sollte die Ankündigung gar nicht mehr getippt werden. Der Terminplan weiß bereits, welche Wohnungen am 26. März anstehen und für welches Gewerk: genau das ist der Inhalt der Ankündigung. Das Baustellenmodul erzeugt sie daher aus dem Datum, mit dem bereits gespeicherten Briefkopf der Baustelle, Logos inklusive.
Eine Zelle des Terminplans kann am selben Tag mehrere Gewerke tragen. Dann erhält dieselbe Wohnung je Einsatz eine Ankündigung, denn ein Mieter, dem "Sanitär und Elektro" angekündigt wird, bereitet sich anders vor als einer, dem nur Sanitär angekündigt wird.
Eine professionelle Ankündigung erkennt man an drei Dingen: sie nennt ihren Empfänger, sie sagt genau, was passieren wird, und sie erwartet eine Antwort vor dem Einsatz. Der Rest ist Layout. Der kostenlose Generator von FloorScan liefert diese drei Dinge für einen ganzen Aufgang, ohne Konto; das Baustellenmodul liefert sie aus dem Terminplan, über die gesamte Dauer einer Maßnahme.